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消防檔案是單位在消防安全管理工作中，直接形成的文字、圖表、聲像等記載和反映單位消防安全基本情況和消防安全管理過程，按歸檔制度集中保管起來的文書及其相關材料。建立健全消防檔案，有利于強化單位消防安全管理工作的責任意識，推動單位的消防安全管理工作朝著規范化、制度化的方向發展。
一、消防檔案的建設
1. 消防檔案的建設要求
（1）消防安全重點單位應當建立健全消防檔案。除按照規定建立紙質消防檔案外，還應在消防安全重點單位信息系統中建立本單位的電子消防檔案。
（2）其他單位應當將本單位的基本概況、消防機構填發的各種法律文書、與消防工作有關的材料和記錄等統一保管備查。
（3）消防檔案應當詳實，全面反映單位消防工作的基本情況，并附有必要的圖表、視聽資料等。
（4）單位消防安全基本情況等發生變化時，應及時更新檔案內容。
2. 消防檔案建立步驟
（1）材料收集。即要求消防安全管理人員將日常消防安全管理形成的分散檔案材料收集起來，按照有關要求和格式，匯集歸檔形成消防檔案。
（2）材料鑒定。即對收集上來的檔案材料進行歸檔前的檢查，檢查其是否完整，判斷材料是否屬于消防檔案內容，是否有保存價值。
（3）材料整理與立卷。即將收集并經過鑒定的材料按照一定的規則、方法和程序進行分類、排列、登記目錄、技術加工和裝訂，使之成為消防檔案卷宗。
（4）登記存檔。登記是對消防檔案的收錄、保管等情況，通過薄、冊等形式加以記載，以顯示檔案數量和狀況，它是維護檔案的完整與安全的必要手段。存檔是指收進檔案庫（柜）內，上架排列保管，以便利用。
二、消防檔案管理
消防檔案管理要做到以下幾點：
（1）單位應當確定專門機構或人員、設立消防檔案室或專柜集中保管消防檔案。
（2）消防檔案保管要妥善，防止遺失或損毀。特別是對錄音帶、錄像帶等電子數據存儲介質要單獨存放，符合防潮、隔熱等要求。
（3）保存在電子計算機中的消防檔案資料，以及消防設施控制設備中的消防工作資料和信息，屬動態消防檔案，要適時或定期進行備份，防止因病毒感染、計算機損壞等造成檔案滅失。
（4）負責建立消防檔案的承辦機構或人員應當按照規定的期限和要求，及時將有關檔案資料進行整理，裝訂后移送檔案管理機構或人員存檔。管理人員要對移送的檔案資料進行檢查核對，確認檔案資料完整、規范，并進行登記造冊。管理人員工作變動時，要及時辦理消防檔案交接手續。
（5）消防設施檔案的保存期限應符合以下要求：消防設施施工安裝、竣工驗收以及驗收技術檢測等原始技術資料長期保存；消防控制室值班記錄表和建筑消防設施巡查記錄表的存檔時間不少于1年；建筑消防設施檢測記錄表、建筑消防設施故障維修記錄表、建筑消防設施維護保養計劃表和建筑消防設施維護保養記錄表的存檔時間不少于5年。超過保存期限的要按有關規定進行集中銷毀。
（6）嚴格消防檔案的借閱管理，明確借閱期限，辦理借閱手續。
